Artikel

Hvornår skal bestyrelsen godkende en migrering til Shopify?

Du har undersøgt Shopify og kan se mulighederne. Nu skal du 'bare' have resten af forretningen med - og måske også bestyrelsen.

Et platformsskifte bliver hurtigt til mere end et spørgsmål om teknik, når investeringen er stor, flere dele af forretningen bliver berørt, og risikoen følger med. Så hvornår skal bestyrelsen egentlig på banen, og hvad skal du have klar, når den kommer? Det får du svarene på i denne artikel.

Hvornår bliver et platformsskifte en bestyrelsesbeslutning?

Der findes ikke et magisk tal for, hvornår Shopify flytter sig fra dit skrivebord til bestyrelseslokalet. Det afhænger af din virksomhed og af, hvor stor en beslutning migreringen er for jer.

Investeringen betyder selvfølgelig noget. Men du skal også se på, hvor meget af forretningen, der flytter med. Er e-commerce for eksempel jeres vigtigste salgskanal? Er jeres platform tæt forbundet med ERP, PIM, priser og ordreflows? Er der mange arbejdsgange, der skal ændres? Og binder beslutningen jer til en ny strategisk retning de næste mange år?

Jo flere af de spørgsmål du svarer ja til, desto mindre ligner det et simpelt platformsprojekt.

Som tommelfingerregel bør du derfor overveje at få bestyrelsen med, når migreringen bliver en væsentlig investering, påvirker centrale dele af forretningen eller får betydning for virksomhedens strategiske retning. Og gerne tidligt nok til, at bestyrelsen kan nå at forholde sig til beslutningen – frem for først at blive indkaldt, når Shopify allerede er valgt.

Skal vi hjælpe med en migrering til Shopify?

En webshop er sjældent bare en webshop

Det kan lyde enkelt at flytte e-commerce fra en platform til en anden – lige indtil du får overblik over alt det, den nuværende løsning hænger sammen med.

Din webshop kan se simpel og afgrænset ud udefra. Men i praksis hænger det ofte sammen med langt mere, end du lige ser.

ERP. PIM. CRM. Betaling. Lager. Kundedata. Marketing. Og er det en B2B-webshop, så har du måske også kundespecifikke priser, kataloger, login, genbestilling, betalingsbetingelser og særlige ordreflows.

Det er først, når du får det hele på bordet, at du kan se, hvor stor en migrering du faktisk står med.

Og derfor bør din businesscase heller ikke starte med spørgsmålet: Hvad koster Shopify? Den bør starte med: Hvad kræver det at flytte den forretning, I har i dag?

Oversæt Shopify til forretning

Du har måske brugt lang tid på at afdække funktionalitet, apps, integrationer og hvilken licens, der matcher din forretning. Det er selvfølgelig nødvendigt for at finde ud af, om Shopify kan løse opgaven.

Men når det gælder bestyrelsen, skal du bare være opmærksom på, at de ikke behøver at kende alle detaljerne. De skal kunne forstå beslutningen bag dem.

Hvorfor vil I skifte? Hvor stor er investeringen? Hvad får virksomheden ud af den? Hvilke risici følger med? Og hvad er alternativet?

Det, der er vigtigt i et udviklingsmøde, er ikke nødvendigvis det, der fylder hos ledelsen. Her handler det om at få detaljerne oversat til konsekvenser, økonomi og valg.

Det betyder, at Shopify faktisk bør fylde mindre, jo tættere du kommer på bestyrelseslokalet. Platformen skal oversættes til forretning.

Business-casen skal vise hele regnestykket

Når Shopify skal videre til ledelsen eller bestyrelsen, skal tallene og argumenterne hænge sammen. Her ville jeg som minimum anbefale at have tre ting med.

Investeringen: Hvad koster migreringen, integrationerne, implementeringen og de interne ressourcer, der skal bruges undervejs?

TCO: Hvordan ser de løbende omkostninger ud på Shopify sammenlignet med jeres nuværende løsning? Licens er én post. Apps, udvikling, drift, vedligeholdelse og interne ressourcer kan være andre.

Forretningsværdien: Hvad bliver bedre, hvis I skifter? Måske kan marketing arbejde mere selv. Måske bruger udvikling mindre tid på vedligeholdelse. Måske bliver det nemmere at åbne et nyt marked eller give B2B-kunder bedre selvbetjening.

Det meste kan sættes direkte ind i et regneark, men der vil også være nogle antagelser, som du ikke har det præcise svar på. Det er helt naturligt, men det kræver, at du er tydelige omkring, hvad du ved, og hvad du forventer.

Regn også på alternativet

Det er nemt at være hårdere ved den nye løsning end ved den eksisterende. Den nye skal bevise sin værdi fra dag ét, mens den eksisterende løsning sjældent bliver udfordret på det samme regnestykke.

Det er værd at holde sig for øje, hvis sammenligningen skal være fair.

Beslutningen kan jo netop også ende med, at I bliver. Derfor er det vigtigt, at du laver begge regnestykker.

Hvad skal der f.eks. investeres i den nuværende platform de næste tre eller fem år? Hvad koster vedligeholdelse og specialudvikling? Hvor meget tid bruger organisationen på arbejdsgange, der kunne være enklere? Og er der ting, I gerne vil gøre, som er besværligt med platformen?

Det betyder ikke, at regnestykket automatisk tipper til Shopifys fordel. Måske viser det, at jeres nuværende løsning stadig er det bedste valg.

Det vigtige er, at begge alternativer får lov at komme med i regnestykket.

Bestyrelsen vil med god grund interessere sig for risiko. En migrering kan gå galt. Data skal flyttes. Integrationer skal fungere. SEO skal med. Kunderne skal helst ikke opdage, at der er noget i kulissen, der ændrer sig.

Der findes dog risici ved begge beslutninger.

Bliver du på den nuværende platform, kræver den måske mere vedligeholdelse. Måske bor vigtig viden hos ganske få mennesker. Måske er centrale integrationer blevet så specialbyggede, at selv små ændringer kræver udvikling.

Det ene er risikoen ved forandring. Det andet er risikoen ved status quo. Du bør have begge scenarier med i en gennemarbejdet business case til bestyrelsen.

Gå fra legacy til moderne e-commerce

Før du kan bygge business-casen, skal du kende dit udgangspunkt

En god business case kræver, at du har noget konkret at regne på. Og det kan være svært, hvis du stadig er ved at finde ud af, hvad et skifte til Shopify egentlig vil kræve.

Derfor har vi bygget en agent, ShopiFit, der hjælper dig med at få det første beslutningsgrundlag på plads. Agenten tager udgangspunkt i dit eksisterende setup, guider dig gennem en række afklarende spørgsmål om behov og ønsker for fremtiden. Og udarbejder en analyse, hvor der er gaps, hvilke integrationer der skal med, og hvordan TCO’en ser ud.

Gør beslutningen nemmere at tage

Når Shopify skal videre til ledelsen eller bestyrelsen, er det sjældent de tekniske detaljer alene, der afgør sagen. Det er summen af det hele.

Kan du forklare, hvorfor skiftet giver mening? Hvad det kræver? Hvad det koster? Hvad du forventer at få ud af det? Og hvad alternativet er, hvis I bliver, hvor I er?

Jo bedre de spørgsmål er belyst, desto mindre kommer beslutningen til at handle om mavefornemmelse.

Og det er måske i virkeligheden det vigtigste arbejde, du kan gøre, før Shopify lander på bestyrelsens bord.